Dispõe sobre o controle, publicidade e das funções de Gestor e de Fiscal de contratos administrativos no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Municipal.
A Controladoria Interna do Município, no uso das atribuições que lhe conferem, e
Considerando que o artigo 67 da Lei n° 8666/1993 dispõe que “a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição”;
Considerando que a Administração possui o poder-dever de fiscalizar a execução de seus contratos administrativos para assegurar-se de que o objeto contratado seja executado da forma correta, e que aso obrigações decorrentes sejam realizadas no tempo e modo devidos, dispondo, ainda, de prerrogativas excepcionais em relação ao contrato para realizar o interesse público envolvido em cada avença firmada;
Considerando que por fiscalização do contrato compreende-se por acompanhar a execução, de forma proativa e preventiva, com os fins de observar o correto cumprimento pelo contratado, das obrigações previstas nas cláusulas avençadas, e de prestar ao gestor do contrato as informações que sejam relevantes àquele acompanhamento, seja para atestar-lhes a fiel execução ou para apontar desvios que a comprometam.”
Considerando que a ineficiência na fiscalização do contrato pode gerar a responsabilidade subsidiária da Administração Pública no que toca aos débitos trabalhistas quando comprovada a culpa in elegendo ou in vigilando;
Considerando as disposições do art. 58, III da Lei Federal nº 8.666/1993;
Considerando que é medida essencial ao atendimento do interesse coletivo que haja implementação efetiva de medidas administrativas gerenciais e fiscais na fase de execução contratual para a obtenção da efetividade das ações planejadas;
Considerando que a Gestão e Fiscalização dos Contratos Administrativos figura como imposição legal, sendo instrumento eficiente da prevenção de riscos administrativos, fiscais, financeiros e econômicos;
RESOLVE:
Art. 1º. As atividades de gestão e fiscalização de todos os contratos administrativos celebrados no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Municipal seguirão as regras desta Instrução Normativa.
Capítulo I
Dos Conceitos
Art. 2º. Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:
I – Fiscal de Contrato: servidor público municipal, preferencialmente ocupante de cargo efetivo, designado para representar a Administração e verificar a execução física do objeto contratual. No caso de contratos de obras públicas o fiscal de contrato é denominado fiscal de obra;
II – Gestor de Contrato: Secretário Municipal da Secretaria ou Fundo Municipal e/ou Gestor das Entidades da Administração Indireta que gerenciará o contrato e representará a Administração, verificando a execução administrativa e procedimental do contrato.
III – Contrato administrativo: acordo celebrado entre órgão ou entidade da Administração Pública e terceiro, regido pela Lei Federal nº 8.666/1993;
IV – Contratante: é a entidade ou unidade orçamentária signatária do instrumento contratual;
V – Contratado: pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a Administração Pública;
Parágrafo único. O fiscal do contrato previsto no inciso I deste artigo não se confunde com o Fiscal de Convênio e não desobriga a nomeação de comissão especial de recebimento de obras.
Capítulo II
Das Estipulações Gerais
Art. 3º. O gerenciamento e a fiscalização da execução do contrato consistem na verificação da conformidade da execução do procedimento e do objeto contratado, de forma a assegurar o perfeito cumprimento das leis e do contrato, devendo ser exercidos por representantes da Administração, especialmente designados na forma do art. 67 da Lei Federal nº 8.666/1993.
Art. 4º. A execução dos contratos deverá ser gerenciada e fiscalizada por pessoa tecnicamente competente, com a adoção de ferramentas de controle que possibilitem a materialização dos atos e fatos, a sua transparência e a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
§1º Em se tratando de serviços:
I – os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
II – os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissionais exigidas;
III – a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
IV – a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;
V – o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato;
VI – a satisfação do público usuário.
§2º Em se tratando de aquisições de bens de consumo ou permanentes:
I – A adequação dos bens adquiridos com as especificações constantes em contrato e no Termo de Referência;
II – A quantidade e a qualidade do bem adquirido;
§3º Em se tratando de Contratos decorrentes de processos licitatórios, deverá ser elaborado um único contrato para cada fornecedor, não sendo permitida a fragmentação por unidade orçamentária ou outro tipo de controle.
Capítulo III
Dos Impedimentos
Art. 5º. O servidor que possui vínculo de qualquer natureza com a contratada, inclusive pessoal, comercial, financeiro, trabalhista ou civil, não poderá atuar na gestão e fiscalização do contrato, especialmente aquele que:
I – Possua relação de amizade, parentesco ou inimizade com o proprietário, sócio e/ou dirigente da contratada;
II – Seja Pregoeiro, Presidente de Comissões de Licitações, inclusive de equipes de apoio ou membros;
III – Servidor que tenha sido condenado por crime contra a administração pública com decisão judicial transitada em julgado;
IV – Sido apenado em processo administrativo e a sanção não cumprida;
V – Em seus registros funcionais punições decorrentes da prática de atos lesivos ao patrimônio público.
§1° O agente público em situação de impedimento fica obrigado a comunica-lo aos seus superiores imediatamente, a fim de que seja providenciada nova designação de outro agente público.
§2° Não poderão atuar na fiscalização dos contratos, o Prefeito Municipal, Vice-prefeito, os integrantes do Corpo Jurídico, da Unidade de Controle Interno e Fiscais de Tributos, por serem suscetíveis de se manifestar sobre os atos praticados na fase da execução contratual.
Art. 6º. Ao servidor é vedada a dispensa de gerir ou fiscalizar contratos, salvo quanto aos impedimentos listados nesta Instrução.
Art. 7º. O fiscal de contrato é o servidor público municipal responsável pela verificação técnica quanto ao aspecto quantitativo e qualitativo da prestação do serviço ou entrega do produto, objeto, peça, etc., cuja atuação é pontual.
Parágrafo único. As nomeações deverão respeitar o princípio da especialização, recaindo, preferencialmente, sob o servidor que seja técnico na área referente ao objeto do contrato.
Art. 8°. São atribuições do fiscal de contratos, sem prejuízo das demais disposições previstas na Lei Federal 8666-93 e nesta Instrução Normativa:
I – Conhecer o inteiro teor do Edital e seus anexos ou da Ata de Registro de Preços, do Instrumento Contratual, seus anexos e eventuais aditivos/apostilamentos;
II – Avaliar a quantidade e a qualidade dos serviços executados ou dos bens entregues;
III – Atestar, em documento hábil, o fornecimento ou a entrega de bens permanentes ou de consumo e a prestação do serviço, após conferência prévia do objeto contratado;
IV – No caso de serviços, controlar a efetividade e eficácia da sua execução em estrita observância ao estabelecido no contrato, projetos básicos e termos de referência, inclusive especificações e normas técnicas, solicitando a correção de eventuais vícios, imperfeições, deficiências e/ou omissões que constatar consoante art. 69 da Lei Federal n.º 8.666/1993 e alterações;
V – No caso de compras, acompanhar a entrega dos bens, verificando sua quantidade e qualidade;
VI – Registrar todas as ocorrências havidas durante o período de execução do contrato, em livro próprio (Anexo V), conforme art. 67, §1º da Lei Federal n.º 8.666/1993;
VII – Observar os prazos contratuais para a regularização de eventuais falhas e, no caso da inexistência de sua previsão, estabelecer juntamente com o Gestor de Contrato, prazo razoável para medida saneadora.
VIII – Conhecer suas atribuições e responsabilidades para o exercício das atividades de fiscalização;
IX – Assegurar-se do cumprimento integral das obrigações contratuais assumidas pela contratada;
X – Elaborar periodicamente e apresentar quando solicitado, relatório circunstanciado de acompanhamento da execução do serviço, da entrega do material ou do bem, (ANEXO V) que deverá ser instruído com registros fotográficos e demais documentos probatórios, quando for o caso;
XI – Acompanhar rotineiramente a execução dos serviços contratados, assim como conferir se os materiais ou bens requisitados foram entregues em perfeito estado e nas mesmas condições e características pactuadas;
XII – Atuar em tempo hábil na solução dos problemas que porventura venham a ocorrer ao longo da execução contratual, desde que não ultrapassem suas competências;
XIII – Encaminhar as questões que ultrapassarem suas atribuições ao Gestor do Contrato;
XIV – Providenciar, sempre por escrito, a obtenção de esclarecimentos, auxílio ou suporte técnico para aqueles casos em que tiver dúvidas sobre a providência a ser adotada.
XV – Indicar, em nota técnica, a necessidade de eventuais descontos a serem realizados no valor mensal dos serviços, por meio de glosas que serão anexados a notas fiscais ou documento equivalente;
XVI – Cientificar o gestor do contrato e também o Ordenador de Despesas do órgão/entidade contratante da possibilidade de não conclusão do objeto na data pactuada, com as devidas justificativas;
XVII – Realizar, juntamente com a contratada, as medições dos serviços nas datas estabelecidas, antes de atestar as respectivas notas fiscais;
XVIII – Reportar-se sempre ao preposto da contratada, não devendo, em hipótese alguma, dar ordens diretamente aos seus empregados;
XIX – Emitir atestados ou certidões de avaliação dos serviços prestados;
XX – Emitir atestado ou certidão de realização de serviços, total ou parcial;
XXI – Controlar a medição do serviço executado, aprovando somente a medição dos serviços efetivamente realizados;
XXII – Informar o Gestor do Contrato sobre irregularidade que deva ser sanada;
XXIII – Glosar as medições quando houver má execução do contratado ou mesmo a sua não execução e, com isso, sugerir a aplicação de penalidades ao contratado em face do inadimplemento de suas obrigações;
XXIV – Representar, levando ao conhecimento das autoridades a execução de ato ilícito que tenha tido conhecimento em razão de seu ofício;
XXV – Controlar o prazo de vigência do contrato e execução do objeto, assim como suas etapas e demais prazos contratuais (inclusive os editalícios), noticiando por escrito, com antecedência mínima de 70 (setenta) dias, ao Gestor de Contratos a adoção das medidas necessárias à deflagração de novo procedimento licitatório ou prorrogação, quando legalmente admitida;
XXVI – Comunicar mediante documento formal, datado e assinado, as notícias de problemas ou irregularidades na execução dos contratos, dirigindo-o ao responsável pelo Órgão Municipal de Controle Interno, ao Secretário da pasta relacionada ao contrato e o Prefeito Municipal.
XXVI – Exigir ao setor de compras que efetue o registro eletrônico de todos os contratos, ou atas contratos de registro de preços, inclusive seus aditivos, anexando na íntegra a referida documentação, para demonstração no Portal Transparência.
Parágrafo único. Das anotações previstas no inciso VI deverá constar, no mínimo, descrição sumária do ocorrido e, estar acompanhado de notificação, subscrição de ciência por parte da contratada (Anexo VI).
Art. 9°. O Fiscal deverá ter acesso ao termo contratual e de todos os aditivos, se existentes, juntamente com outros documentos (edital, termo de referência e anexos) que possam ajudar a dirimir dúvidas.
Art. 10. É lícita a contratação de serviços técnicos profissionais especializados desde que para assistir e subsidiar o fiscal de informações pertinentes às atribuições de fiscalização, conforme art. 67, combinado com o art. 13, ambos da Lei Federal nº 8.666/1993.
Art. 11. Nos contratos complexos cujo objeto se reporte a entrega ou a execução dependente de avaliação técnica diversificada poderão ser nomeados tantos fiscais quanto necessários para atender as exigências legais, desde que no expediente de designação conste expressamente as atribuições de cada um.
Parágrafo único. Os fiscais de contratos não deverão ser confundidos com comissão de avaliação técnica de licitações.
Capítulo V
Dos Gestores De Contratos
Art. 12. O Gestor de Contrato é o Secretário Municipal ou Gestor da Administração Direta e Indireta, nomeado por ato do Chefe do Poder Executivo Municipal responsável pelo acompanhamento e gerenciamento do instrumento de contrato do qual é gestora.
Parágrafo único. Para os casos em que o processo licitatório abranger mais que uma secretaria ou entidade da administração direta e indireta, o gestor do contrato recairá ao Secretário de Administração.
Art. 13. São atribuições do Gestor de Contratos, sem prejuízo das demais disposições previstas na Lei Federal 8666-93 e nesta Instrução Normativa.
I – Conhecer o inteiro teor do Edital e seus anexos ou da Ata de Registro de Preços, do Instrumento Contratual e seus eventuais aditivos;
II – Gerenciar o contrato, acompanhando a vigência do instrumento contratual, a fim de proceder às diligências administrativas necessárias para prorrogação, se for possível e vantajoso for, ou ao encerramento da contratação, de modo a garantir o atendimento do interesse público, sendo responsável por requerer tempestivamente as respectivas prorrogações instruindo o pedido com manifestação técnica do fiscal do contrato, se for o caso.
III – Assegurar-se do cumprimento integral das obrigações contratuais assumidas, com qualidade e em respeito à legislação vigente;
IV – Solicitar periodicamente ao fiscal do contrato relatório das ocorrências para que, sendo o caso, possa tomar as providências cabíveis a fim de corrigi-las;
V – Atuar em tempo hábil na solução dos problemas de sua alçada que venham a ocorrer ao longo da execução contratual;
VI – Submeter ao setor de compras relatórios para análise de notas/glosas escritas pelo fiscal, a fim de constatar a possível necessidade de descontos a serem realizados no valor mensal dos serviços/compras, informando-as ao setor financeiro;
VII – Encaminhar formalmente as demandas ao preposto por meio de ordem de serviço/entrega ou fornecimento;
VIII – Repassar ao Fiscal de Contratos todas as eventuais informações adicionais relativas ao contrato, para que este último possa bem fiscalizá-lo;
IX – Propor medidas que melhorem a execução do contrato.
X – Conhecer suas atribuições para o exercício das atividades de gestão;
XI – Encaminhar a Assessoria Jurídica as questões que ultrapassam o âmbito das suas atribuições para que possam ser solucionadas;
XII – Providenciar, sempre por escrito, a obtenção de esclarecimentos, auxílio ou suporte técnico, para aqueles casos em que tiver dúvidas sobre a providência a ser adotada.
XIII – Negociar condições previamente estabelecidas com o contratante sempre que o mercado assim o exigir e quando da sua prorrogação, nos termos da Lei, manifestando-se sobre execução de ajustes, requerimento de concessão de reajuste, prorrogações e etc., encaminhando, sempre que solicitado, o relatório de acompanhamento de obras ou serviços prestados comunicando as irregularidades encontradas.
XIV – Juntamente com o fiscal, deve levar ao conhecimento do Chefe do Poder Executivo, sempre por escrito, instruções relativas a modificações de projetos aprovados, alterações de prazos, cronogramas e demais informações correlatas ao contrato, emitindo pareceres e relatórios técnicos como forma de subsidiar a Administração na tomada de decisões.
XV – Notificar a contratada, sobre irregularidades encontradas;
XVI – Comunicar à autoridade competente com cópia ao responsável pelo órgão municipal de controle interno acerca das irregularidades cometidas pela contratada, sugerindo, quando for o caso, a imposição de sanções contratuais e/ou administrativas, conforme previsão contratual, editalícia e/ou legal;
XVII – Controlar o prazo de vigência do contrato e execução do objeto, assim como suas etapas e demais prazos contratuais/ (inclusive os editalícios), recomendando por escrito, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias, ao setor competente a adoção das medidas necessárias à deflagração de novo procedimento licitatório ou prorrogação, quando legalmente admitida.
Parágrafo único. Todos os controles de contratos deverão ser efetuados em sistema eletrônico, que disparará alertas sobre vencimentos, com antecedência de no mínimo 70 (setenta) dias, não sendo permitida a elaboração de contratos paralelos (de gaveta) com os fornecedores.
Art. 14. O descumprimento total ou parcial das responsabilidades acessórias assumidas pela contratada em decorrência da execução do contrato ensejará a aplicação de sanções administrativas previstas no instrumento convocatório e na legislação vigente, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei nº 8.666, de 1993.
Art. 15. Eventual aplicação de sanção ao contratado pela apuração de incidentes contratuais deverá ser precedida da instauração do processo administrativo correspondente pela Assessoria Jurídica, e, em todos os casos, é garantido ao contratado utilizar-se de todos os meios e recursos inerentes ao direito de defesa, conforme art. 5º, inciso LV da Constituição Federal.
Art. 16. A Secretaria gestora sempre que entender necessário, deverá estabelecer reuniões com o contratado, de modo a garantir a qualidade da execução do serviço ou a continuidade da entrega do bem, objetivando alcançar melhorias administrativas e a redução de custos.
Capítulo VI
Do Equilíbrio Econômico-financeiro Dos Contratos Administrativos
Art. 17. O reajuste, a repactuação e a revisão dos contratos seguirão o disposto na Lei Federal n.º 8.666/1993, e demais normas aplicáveis.
Art. 18. É competência do Gestor de Contratos conduzir o procedimento de reajuste ou reequilíbrio econômico-financeiro do contrato, instruindo de forma adequada o processo com documentação pertinente, observando-se o contido no edital e contrato, se houver, devendo inclusive manifestar-se favorável ou desfavoravelmente ao pedido, antes de submetido à análise da legalidade pela Assessoria Jurídica.
Capítulo VII
Das Responsabilidades
Art. 19. A responsabilidade do gestor e dos fiscais de contratos por ações ou omissões, dolosas ou culposas, desde que contrários à lei, os sujeitam a responsabilidade nas esferas administrativa, civil e criminal que seus atos ensejarem.
Art. 20. A responsabilidade administrativa será apurada no âmbito de processo administrativo disciplinar e as sanções cominadas ao servidor são as previstas na Legislação.
Capítulo VIII
Disposições Finais
Art. 21. Os contratos administrativos firmados pelo Município estarão disponíveis no Portal da Transparência do Município.
Art. 22. Mediante publicação na internet e no mural do Município serão fornecidos meios de acesso a Ouvidoria para que a população possa encaminhar denúncias e reclamações quanto aos contratos firmados pelo município, facilitando assim o controle social.
Art. 23. Integram a presente Instrução Normativa os seguintes Anexos: ANEXO I – MANUAL DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO; ANEXO II – MODELO DE PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DO FISCAL DE CONTRATOS; ANEXO III – MODELO DE TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO; ANEXO IV – MODELO DE TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO; ANEXO V – MODELO DE RELATÓRIO CIRCUSTANCIADO DE ACOMPANHAMENTO; ANEXO VI – MODELO DE NOTIFICAÇÃO DE OCORRÊNCIA; ANEXO VII – FLUXOGRAMA DA ATUAÇÃO DO FISCAL DE CONTRATOS; ANEXO VII – FLUXOGRAMA DA ATUAÇÃO DO GESTOR DE CONTRATOS;.
Art. 24. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação.
Cacoal, ……………………………………………..
Controle interno
Prefeito Municipal
Secretários Municipais
